Training

Kỹ thuật viên

Trần

Văn

Duy

Đề mục

Giới thiệu chung

Google Workspace là gì?
Tổng quan ứng dụng
Lợi ích doanh nghiệp
Giao diện người dùng

Quản lý tài khoản

Thêm/Xóa tài khoản người dùng
Quản lý giấy phép
Phân quyền quản trị
Bảo mật tài khoản

Shared Drive

Quản lý dữ liệu chung
Phân quyền truy cập
Tổ chức dữ liệu
Chính sách lưu trữ

Giấy phép

So sánh các gói
Tính năng nâng cao
Lựa chọn phù hợp
Lựa chọn phù hợp

Google Workspace là gì?

Lịch sử hình thành và phát triển

02/2006

Gmail for Your Domain

Google ra mắt Gmail for Your Domain, cho phép tổ chức sử dụng Gmail với địa chỉ email tùy chỉnh

08/2006

Google Apps for Your Domain

Mở rộng thành Google Apps for Your Domain, bổ sung Google Calendar, Google Talk, và Google Page Creator

09/2014

Google Apps for Work

Đổi tên thành Google Apps for Work và nâng cấp phiên bản giáo dục lên Google Apps Unlimited

09/2016

G Suite

Đổi tên từ Google Apps for Work thành G Suite, tập hợp các công cụ làm việc như Gmail, Drive, Docs, Sheets, và Calendar.

10/2020 đến nay

Google Workspace

Đổi tên thành Google Workspace, phản ánh sự tích hợp tốt hơn giữa các công cụ hỗ trợ từ xa cho doanh nghiệp

Tổng quan ứng dụng

Communication & Meetings

Giao tiếp chuyên nghiệp với Gmail, họp trực tuyến HD qua Meet và tin nhắn tức thời với Chat

Office & Productivity

Bộ công cụ văn phòng đám mây với Docs, Sheets, Slides và Forms cho công việc hiệu quả

Storage & Organization

Lưu trữ an toàn với Drive, ghi chú với Keep và tạo trang web nội bộ qua Sites

Planning & Collaboration

Quản lý thời gian với Calendar, theo dõi công việc qua Tasks và chia sẻ video với Vids

Security & Management

Quản trị tập trung với Admin Console, bảo mật dữ liệu qua Vault và quản lý thiết bị với Endpoint

Development & AI

Phát triển ứng dụng với AppSheet, tự động hóa qua Apps Script và tích hợp AI với Gemini

Lợi ích của việc sử dụng Google Workspace

Tăng năng suất làm việc

Làm việc nhóm thời gian thực
Tích hợp đa nền tảng
Tự động hóa quy trình

70% Tăng hiệu suất

Tiết kiệm chi phí

Giảm chi phí hạ tầng IT
Không cần bảo trì phần cứng
Mô hình thanh toán linh hoạt

40% Tiết kiệm

Bảo mật tối ưu

Mã hóa dữ liệu đầu cuối
Xác thực đa yếu tố
Kiểm soát truy cập
Kiểm soát dữ liệu

99.9% Uptime

Quản lý tập trung

Bảng điều khiển quản trị
Báo cáo chi tiết
Chính sách bảo mật
Quản lý thiết bị

100% Kiểm soát

Demo trực tiếp

Khám phá giao diện người dùng

PHẦN 2: QUẢN LÝ TÀI KHOẢN VÀ GIẤY PHÉP

Dành cho Admin Google Workspace

Thêm/Xóa tài khoản người dùng

Hướng dẫn quản lý tài khoản

Truy cập Google Admin Console

Đăng nhập vào admin.google.com với tài khoản quản trị

Truy cập mục Người dùng

Từ menu bên trái, chọn Thư mục → Người dùng

Thêm người dùng mới

Nhấn vào biểu tượng + để thêm người dùng đơn lẻ hoặc nhập từ tệp

Xóa/Đình chỉ tài khoản

Chọn người dùng → Nhấn vào biểu tượng Tùy chọn khác (3 chấm) → Chọn Đình chỉ hoặc Xóa

Quản lý dữ liệu người dùng

Khi xóa: Chọn cách xử lý dữ liệu Drive, Email, và các dịch vụ khác

Lưu ý quan trọng

Đình chỉ tài khoản: Người dùng không thể đăng nhập nhưng dữ liệu vẫn được giữ lại
Xóa tài khoản: Dữ liệu người dùng có thể bị mất vĩnh viễn nếu không di chuyển
Giấy phép sẽ được giải phóng sau khi xóa tài khoản

Hướng dẫn thực hành

Gán/Gỡ giấy phép cho người dùng

Hướng dẫn quản lý giấy phép

Truy cập Google Admin Console

Đăng nhập vào admin.google.com với tài khoản quản trị

Mở trang quản lý giấy phép

Từ menu bên trái, chọn Thanh toán → Đăng ký → Quản lý giấy phép

Gán giấy phép cho người dùng

Nhấn vào Gán giấy phép → Chọn người dùng → Chọn loại giấy phép → Gán

Gỡ giấy phép khỏi người dùng

Chọn người dùng → Nhấn vào biểu tượng Tùy chọn → Chọn Gỡ giấy phép

Quản lý giấy phép hàng loạt

Chọn nhiều người dùng → Nhấn Gán giấy phép hoặc Gỡ giấy phép ở menu trên cùng

Lưu ý quan trọng

Khi gỡ giấy phép: Người dùng sẽ mất quyền truy cập vào các tính năng của gói đó
Khi nâng cấp/hạ cấp: Dữ liệu có thể bị ảnh hưởng nếu tính năng không có trong gói mới
Hệ thống tự động cảnh báo khi gỡ giấy phép của các tài khoản quản trị viên

Hướng dẫn thực hành

Phân quyền quản trị cho user

Các vai trò quản trị trong Google Workspace

Quản trị viên cấp cao

Google Workspace Administrator Seed Role - Có toàn quyền quản trị và kiểm soát tất cả các tính năng trong Google Workspace.

Quản trị nhóm người dùng

Groups Administrator: Quản lý toàn bộ nhóm
Groups Reader: Chỉ có quyền xem thông tin nhóm
Groups Editor: Có quyền chỉnh sửa thông tin nhóm

Quản trị người dùng và hỗ trợ

User Management Administrator: Quản lý người dùng
Help Desk Administrator: Hỗ trợ người dùng
Services Administrator: Quản lý dịch vụ

Quản trị chuyên biệt

Mobile Administrator: Quản lý thiết bị di động
Storage Admin Role: Quản lý bộ nhớ
Directory Sync Admin Role: Đồng bộ hóa thư mục
Relay Admin: Quản lý chuyển tiếp

Lưu ý quan trọng

Có thể tạo vai trò tùy chỉnh với các quyền hạn cụ thể
Một người dùng có thể được gán nhiều vai trò khác nhau
Nên tuân thủ nguyên tắc cấp quyền tối thiểu cần thiết

2.2. THAO TÁC NGƯỜI DÙNG

Các thao tác cơ bản

Đặt lại mật khẩu

Hỗ trợ người dùng khi quên mật khẩu hoặc cần đặt lại vì lý do bảo mật

Khóa/Mở khóa tài khoản

Tạm thời vô hiệu hóa hoặc kích hoạt lại quyền truy cập của người dùng

Chuyển dữ liệu

Di chuyển dữ liệu giữa các tài khoản khi cần thiết

Quản lý thiết bị

Kiểm soát các thiết bị được phép truy cập tài khoản

Lưu ý quan trọng

Luôn xác minh danh tính trước khi thực hiện các thao tác quan trọng
Ghi lại nhật ký cho mọi thao tác thực hiện
Tuân thủ quy trình và chính sách bảo mật của tổ chức

Hướng dẫn thực hành

PHẦN 3: SHARED DRIVE

Tối ưu hóa cộng tác & kiểm soát dữ liệu tập thể

Lưu trữ an toàn

Dữ liệu được sao lưu và bảo vệ khi lưu trữ trên đám mây

Bảo mật dữ liệu

Kiểm soát quyền truy cập và phân quyền chặt chẽ

Cộng tác hiệu quả

Làm việc nhóm và chia sẻ dễ dàng trên cùng dữ liệu

Giới Thiệu SHARED DRIVE

Shared Drive là gì?

Shared Drive (hoặc còn gọi là Team Drive) là giải pháp lưu trữ tập trung cho tổ chức, nhóm làm việc trên Google Workspace, cho phép nhiều người cùng truy cập và quản lý tài liệu chung.

Sở hữu tập thể

Tài liệu thuộc về tổ chức, không phụ thuộc vào cá nhân

Quản lý quyền

Phân quyền chi tiết: Xem, Bình luận, Chỉnh sửa, Quản lý

Lịch sử phiên bản

Theo dõi và khôi phục các phiên bản trước đây của tài liệu

Đồng bộ hóa

Truy cập từ mọi thiết bị và luôn cập nhật dữ liệu mới nhất

Shared Drive không chỉ là nơi lưu trữ, mà còn là không gian làm việc cộng tác giúp đội ngũ của bạn đạt hiệu quả tối đa.

Phân Biệt Shared Drive vs. My Drive

My Drive

Shared Drive

Tiêu chí	My Drive	Shared Drive
Quyền sở hữu	Thuộc cá nhân (người tải lên)	Thuộc nhóm/tổ chức, không phụ thuộc vào cá nhân
Tính ổn định	Nếu người sở hữu rời khỏi tổ chức, dữ liệu có thể mất nếu không chuyển quyền	Dữ liệu tồn tại ngay cả khi thành viên rời nhóm
Quyền truy cập	Chia sẻ thủ công (theo người/email hoặc link), cấp quyền từng file/folder	Tự động cho nhóm được chỉ định (quản lý theo vai trò: Manager, Contributor, Viewer)
Cấu trúc lưu trữ	Tổ chức theo cá nhân, tùy ý người dùng	Chuẩn hóa cho nhóm, dễ tìm kiếm và quản lý tập trung
Lưu trữ dữ liệu	Mất khi xóa tài khoản	Giữ nguyên khi người dùng rời đi
Giới hạn lưu trữ	Dùng chung với Gmail, Google Photos (tùy gói dịch vụ)	Dùng riêng cho nhóm (tuỳ cấu hình Workspace, có thể tách biệt)
Đối tượng sử dụng	Cá nhân, file riêng tư hoặc chia sẻ tạm thời	Nhóm/dự án cần cộng tác lâu dài, dữ liệu quan trọng của tổ chức
Xóa file	File xóa vào thùng rác cá nhân	File xóa vào thùng rác Shared Drive (Manager có thể khôi phục)
Yêu cầu tài khoản	Có sẵn cho mọi tài khoản Google	Yêu cầu Google Workspace (doanh nghiệp/trường học)

Shared Drive là giải pháp tối ưu cho quản lý dữ liệu chung của tổ chức, giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc.

Ưu Điểm Nổi Bật của Shared Drive

An Toàn Pháp Lý

Dữ liệu thuộc sở hữu tổ chức chứ không thuộc về cá nhân, đảm bảo tính pháp lý và bảo mật thông tin doanh nghiệp

Dữ liệu vẫn tồn tại khi nhân viên nghỉ việc

Phân Quyền Thông Minh

Hệ thống phân quyền linh hoạt theo vai trò (Manager, Contributor, Viewer), giúp quản lý truy cập một cách hiệu quả

Kiểm soát quyền hạn chi tiết và an toàn

Hợp Tác Thời Gian Thực

Cho phép nhiều người làm việc đồng thời trên cùng tài liệu, không bị xung đột phiên bản và tự động lưu lịch sử chỉnh sửa

Tăng 70% hiệu quả làm việc nhóm

Cấu Trúc Chuẩn Hóa

Cho phép tổ chức xây dựng và duy trì cấu trúc dữ liệu tiêu chuẩn, nhất quán trên toàn doanh nghiệp, dễ mở rộng

Giảm 40% thời gian tìm kiếm tài liệu

Shared Drive tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu, đồng thời nâng cao bảo mật cho tổ chức

Tạo & Quản Lý Shared Drive

Video hướng dẫn tạo Shared Drive

Phân Cấp Quyền Truy Cập

Giám đốc

Kiểm soát toàn diện mọi quyền trong Drive

Quản lý thành viên

Cấu hình Drive

Trình quản lý nội dung

Quản lý nội dung và một số quyền hạn chế

Quản lý tài liệu

Tổ chức dữ liệu

Người đóng góp

Tạo và chỉnh sửa nội dung trong Drive

Tạo nội dung

Chỉnh sửa file

Commenter/Viewer

Chỉ xem và tương tác cơ bản với nội dung

Xem nội dung

Bình luận

Quyền Cơ bản	Giám đốc	Quản lý nội dung	Người đóng góp	Commenter	Viewer
Có thể xem tệp và thư mục
Có thể nhận xét về tệp
Có thể chỉnh sửa tệp
Có thể tạo và thêm tệp, có thể tạo thư mục			* Có một số giới hạn về quyền tạo thư mục
Có thể khôi phục tệp từ Thùng rác (tối đa 30 ngày)

Tổ chức Dữ liệu	Giám đốc	Quản lý nội dung	Người đóng góp	Commenter	Viewer
Có thể di chuyển tệp từ Drive cá nhân sang ổ đĩa dùng chung
Có thể di chuyển tệp và thư mục vào Thùng rác
Có thể di chuyển tệp và thư mục trong bộ nhớ dùng chung
Có thể di chuyển thư mục từ Drive cá nhân sang bộ nhớ dùng chung
Có thể di chuyển tệp từ Drive dùng chung này sang Drive dùng chung khác

Quản lý Người dùng & Quyền	Giám đốc	Quản lý nội dung	Người đóng góp	Commenter	Viewer
Có thể thêm và xóa người và nhóm trên các tệp cụ thể
Có thể đặt quyền truy cập hạn chế vào các thư mục
Có thể thêm/xóa người và nhóm trong các thư mục cụ thể		** Chỉ có thể thực hiện với quyền truy cập đặc biệt
Có thể thêm hoặc xóa thành viên của bộ nhớ dùng chung
Có thể thay đổi cấp độ truy cập của thành viên

Quyền Quản trị	Giám đốc	Quản lý nội dung	Người đóng góp	Commenter	Viewer
Có thể xóa vĩnh viễn các tệp trong Thùng rác
Có thể đổi tên hoặc thay đổi chủ đề Drive
Có thể xóa ổ đĩa dùng chung

Lưu ý quan trọng

* - Người đóng góp có quyền tạo tệp và thư mục, nhưng không thể tạo thư mục ở cấp cao nhất

** - Trình quản lý nội dung có thể thêm người dùng vào các thư mục cụ thể với quyền hạn chế

Khuyến nghị: Hạn chế cấp quyền Giám đốc, chỉ nên cấp cho người quản lý trực tiếp dữ liệu

Hướng Dẫn Thêm Thành Viên và Phân Quyền

Thêm Thành Viên và Phân Quyền

0:00

0:00 / 0:00

Thêm Thành Viên

Quy trình thêm người dùng mới vào Google Drive và cấp quyền truy cập.

Quản Lý Quyền Hạn

Cách điều chỉnh và quản lý cấp độ quyền truy cập cho từng thành viên.

Quản Lý Nâng Cao

Các tính năng quản lý nâng cao và thiết lập cho quản trị viên.

Quản lý nâng cao ShareDrive

Hướng Dẫn Quản Lý Dữ Liệu

0:00

0:00 / 0:00

Giới Hạn Shared Drive

Hiểu rõ các giới hạn kỹ thuật

Số Lượng Mục Tối Đa

500K

tệp, thư mục, và shortcut

Mỗi Shared Drive có thể lưu trữ lên đến nửa triệu mục, bao gồm cả tệp, thư mục và shortcut.

Lưu Trữ & Tải Lên

750GB

Mỗi ngày/người

5TB

Kích thước tệp

Mỗi người dùng có thể tải lên 750GB mỗi 24 giờ. Kích thước tệp tối đa là 5TB.

Giới Hạn Thành Viên

600

Thành viên

100

Nhóm

50K

Cá nhân

Tối đa 600 thành viên trực tiếp, trong đó 100 nhóm và 50.000 cá nhân (bao gồm thành viên nhóm).

Hiển Thị

1.000

Shared Drive hiển thị tối đa

Drive chỉ hiển thị tối đa 1.000 Shared Drive trong thanh điều hướng. Các Drive khác vẫn truy cập được qua tìm kiếm.

Chia Sẻ Tập Tin

Mỗi tập tin trong Shared Drive có thể được chia sẻ trực tiếp với tối đa 100 nhóm người dùng.

Giới hạn có thể thay đổi theo thời gian. Luôn tham khảo tài liệu chính thức mới nhất của Google Workspace để biết các giới hạn hiện tại.

Quy Trình Khôi Phục (30 ngày)

Truy cập Thùng rác

Mở Shared Drive và nhấp chuột phải vào bộ nhớ dùng chung, chọn Xem Thùng rác

Tìm tập tin cần khôi phục

Tìm tập tin hoặc thư mục muốn khôi phục. Có thể sử dụng thanh tìm kiếm ở trên cùng và nhấp vào Thùng rác từ kết quả tìm kiếm

Mẹo: Có thể lọc theo ngày xoá hoặc loại tập tin để tìm kiếm nhanh hơn

Thực hiện khôi phục

Nhấp chuột phải vào tập tin cần khôi phục và chọn Khôi phục từ menu xuất hiện

Nhấp chuột phải

Chọn menu

Hoàn tất

Xác nhận vị trí

Tập tin sẽ được khôi phục về vị trí ban đầu trong Shared Drive. Xác nhận rằng tập tin đã xuất hiện tại vị trí đúng.

Quá trình khôi phục hoàn tất, tập tin sẽ giữ nguyên tất cả quyền truy cập và lịch sử chỉnh sửa

Giới Hạn Thời Gian

Tập tin trong thùng rác sẽ bị xoá vĩnh viễn sau 30 ngày

Không thể khôi phục sau khi thời hạn kết thúc

Thời gian 30 ngày được tính từ ngày tập tin được chuyển vào thùng rác, không phải từ ngày tạo tập tin

Quyền Hạn Yêu Cầu

Quản trị viên

Khôi phục bất kỳ tập tin nào

Cộng tác viên

Khôi phục tập tin đã tạo

Nếu không thể khôi phục, hãy liên hệ với quản trị viên Shared Drive của bạn

Mẹo Nâng Cao

Tìm kiếm bằng chính xác tên tập tin để khôi phục nhanh hơn
Sử dụng phím tắt Ctrl+Z ngay sau khi xoá để hoàn tác
Thường xuyên kiểm tra thùng rác để tránh mất dữ liệu
Sao lưu tập tin quan trọng vào My Drive cá nhân

Lưu ý quan trọng: Tập tin bị xoá khỏi thùng rác không thể khôi phục bằng cách thông thường. Trong trường hợp cấp thiết, chỉ quản trị viên Google Workspace mới có thể hỗ trợ khôi phục dữ liệu trong vòng 25 ngày kể từ khi xoá khỏi thùng rác.

Google Workspace Plans

Choose the perfect plan for your organization

Business Plans

Business Standard

$ 14 /user/month

Custom business email
2TB cloud storage
Security and management controls
Standard Support

Business Plus

$ 22 /user/month

Enhanced security
5TB cloud storage
Advanced endpoint management
eDiscovery, auditing

Enterprise Solutions

Enterprise Standard

$ 27 /user/month

Advanced security controls
Unlimited storage
Data loss prevention
Enterprise Support

Advanced Features

Enterprise Plus

$ 35 /user/month

Advanced enterprise controls
Unlimited storage
Advanced security center
Premium Support 24/7

Complete Google Workspace Plans

Comprehensive comparison of all available plans and add-ons

Core Business & Enterprise Plans

Plan Name	Price (USD/month)	Category	Target Users
Business Starter	$7.00	Business	Small Teams
Business StandardPopular	$14.00	Business	Growing Companies
Business Plus	$22.00	Business	Large Teams
Enterprise Essentials	$10.00	Enterprise	Basic Enterprise
Enterprise Standard	$27.00	Enterprise	Mid Enterprise
Enterprise PlusPremium	$35.00	Enterprise	Large Enterprise

Education Plans

Plan Name	Price (USD/month)	Features	Best For
Education Standard	$3.00	Basic Education Tools	Small Schools
Education Plus	$5.00	Advanced Features	Large Institutions
Teaching and Learning Upgrade	$48.00	Premium Teaching Tools	Advanced Education
Gemini for Education	$20.00	AI-Enhanced Learning	Modern Education

Add-ons & Storage

Add-on Name	Price (USD/month)	Type	Purpose
Pooled Storage 10 TB	$360.00	Storage	Large Storage Needs
Additional Storage 1TB	$48.00	Storage	Extra Space
Google Vault	$5.00	Security	Data Retention
AppSheet Enterprise Plus	$20.00	Development	App Creation